En fredag for noen uker siden gikk jeg gjennom en hyggelig, fransk by i ettermiddagssolen. Uten å tenke over det, tok jeg opp mobilen og så at jeg hadde fått epost.

Man burde jo egentlig holde seg unna telefonen når man er på helgetur med dem man er glad i, men på den annen side er man jo alltid litt på jobb i våre dager, og det gir en god følelse å være à jour med innkommende meldinger.

Meldingen, som hadde landet i min innboks rett før fire, var fra en virksomhet vi hadde levert et tilbud til. Kanskje var dette svaret vi ventet på, etter intenst tilbudsarbeid og uker med venting på den endelige dommen? Kanskje var dette svaret på om vi var de utvalgte, og skulle få et oppdrag med spennende oppgaver og kjærkomne inntekter?

Det var det. Men det var ikke det svaret jeg håpet på. Vi var ikke de utvalgte, til tross for sterke signaler om det på forhånd. Avslaget føltes som … ja, det ligger i ordet, et slag. Med ett var fredagslykken borte, og nederlaget lå som en skygge over resten av helgen.

Er det ondskap?

Jeg lever godt med motgang. Noen ganger vinner man, og noen ganger ikke. Det er en del av spenningen i arbeidslivet. Men jeg tror jeg snakker for de fleste som lever av kunder når jeg bekjenner at alle avslag gjør vondt. Sånn synes jeg også det bør være, når man har hjertet med seg på jobben. Og det mener jeg at alle bør ha.

Derfor spør jeg meg selv: Hva driver noen til å sende et avslag fredag ettermiddag, når det like gjerne kunne vært sendt mandag morgen? Hva er tanken bak å la noen starte helgen med en tung beskjed?

Ett svar kan være at det er pur ondskap. Andre og kanskje mer sannsynlige svar er tankeløshet eller taktløshet.

«Det er en tid for alt», heter det i skriften. Skal man kommunisere med andre – og det skal jo de fleste av oss – er ikke bare budskapet, formen og kanalen, men også tidspunktet et avgjørende element. Og en god grunnregel er å velge det tidspunktet man tenker passer best for mottageren.

For tidspunktet betyr noe.

Når vi som rådgivere planlegger kommunikasjon for kunder som skal nedbemanne, omorganisere, kjøpes opp eller noe annet som kan skape uro blant de ansatte, er tidslinjen en helt essensiell del av planen. Hvordan skal vi få lagt frem nyheten på en måte som skaper minst mulig ubehag?

Vi tenker særlig på hva folk skal gjøre og hvem de skal være sammen med i tiden etter at de har fått nyheten.

Derfor slippes de fleste slike nyheter på allmøter tidlig på dagen, tidlig i uken. Da får folk tid til å ta nyheten inn over seg, snakke med kolleger og stille de spørsmål de måtte ha til ledelsen før dagen og uken er slutt. Noen ganger finnes det også et profesjonelt støtteapparat.

Mitt inntrykk er at ledere og hr-folk flest er bevisste på betydningen av timing når store, dårlige nyheter gis. På samme måte som kommunikasjonsfolk flest har en godt utviklet følelse for når en nyhet bør slippes til pressen for å få, eller ikke få, oppmerksomhet.

Jeg er mindre overbevist om at for eksempel innkjøpere tenker på hva som passer best for tilbyderne. I reklamebransjen, og sikkert mange andre bransjer, er særlig offentlig sektor beryktet og hatet for å sende ut anbudsforespørsler rett før ferier, med svarfrist rett etter.

Resultatet er at tilbyderne må bruke sommerdager på å jobbe med tilbud, i stedet for å nyte tid med familie og venner. Det er tungt å bruke ferietid på arbeid, særlig når man ikke får betalt for å delta i konkurranser og har relativt små vinnersjanser.

Kunne man heller spurt litt før eller etter ferien?

En annen dårlig nyhet vi som arbeidsgivere ofte må gi, er avslag på jobbsøknader. Jeg har selv takket nei til flere hundre søkere i år, og det gjør like vondt hver gang. Bak hver søknad ligger det drømmer og håp, og vi har ikke engang kapasitet til å gi alle et personlig svar med begrunnelse for avslaget. Da er det minste vi kan gjøre å sende meldingen på det tidspunktet vi tror det smerter minst.

Det finnes ingen regler for når på dagen eller i uken vi skal gi en beskjed. Det er et valg vi må ta selv, med utgangspunkt i hvem vi ønsker å være, og hvilken evne vi har til å sette oss i mottagerens sted. Når passer det best å motta budskapet vi vil sende?

Dessverre tror jeg mange tenker mer på seg selv. Det føles fint å få sendt ut avslagene før helgen. Det er godt å få sendt ut forespørselen før ferien. Så er man ferdig, og kan ta fri med lette skuldre.

Kanskje er det arroganse, kanskje er det mangel på empati, kanskje er det bare at man ikke reflekterer rundt hva mottageren føler. Uansett har man en mulighet til å være et litt bedre menneske ved å tenke mer på den som er i den andre enden. Og det er jo en mulighet man alltid bør gripe.

La den dårlige nyheten vente i utboksen til mandag.